TẬP HUẤN NÂNG CAO KỸ NĂNG SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH CỦA BỘ TƯ PHÁP

Tham dự buổi tập huấn có tập thể Lãnh đạo Cục, lãnh đạo các phòng, cùng đội ngũ công chức, viên chức và người lao động của Cục ĐK&BTNN thường xuyên sử dụng Hệ thống QLVB&ĐH trong quá trình điều hành, xử lý công việc và thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang đặt ra yêu cầu ngày càng cao trong việc thay đổi phương thức quản lý, điều hành và giải quyết công việc, việc sử dụng hiệu quả các hệ thống phần mềm nghiệp vụ có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao chất lượng, rút ngắn thời gian xử lý và tăng cường tính chuyên nghiệp trong thực thi công vụ.

Do vậy, trên cơ sở chỉ đạo của đồng chí Cục trưởng, buổi tập huấn được tổ chức nhằm cập nhật, nâng cao kỹ năng; trao đổi, giải đáp vướng mắc phát sinh trong quá trình khai thác, sử dụng Hệ thống QLVB&ĐH. Từ đó, giúp đội ngũ công chức, viên chức và người lao động của đơn vị chủ động nắm vững quy trình xử lý, sử dụng thành thạo các chức năng của phần mềm; đồng thời chấp hành nghiêm yêu cầu về bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình gửi, nhận văn bản thông qua Hệ thống QLVB&ĐH.

Tại buổi tập huấn, báo cáo viên đã giới thiệu, hướng dẫn các chức năng chính thường xuyên được sử dụng trên Hệ thống QLVB&ĐH trong quá trình xử lý công việc như: (i) tiếp nhận, xử lý và luân chuyển văn bản; (ii) giao việc, theo dõi tiến độ; (iii) trình ký, ký số và phát hành văn bản điện tử; (iv) hướng dẫn, giải đáp về một số vấn đề thường gặp trong quá trình sử dụng.

Trong quá trình trao đổi, báo cáo viên cũng tập trung hướng dẫn về quy trình trình ký, ký số và phát hành văn bản điện tử. Đây là nhóm thao tác được sử dụng thường xuyên có liên quan trực tiếp đến chất lượng và tiến độ ban hành văn bản, đòi hỏi người thực hiện phải nắm rõ từng bước, kiểm tra kỹ thành phần hồ sơ và sử dụng đúng tài khoản, thẩm quyền được giao.

Ngoài nội dung hướng dẫn về các chức năng của phần mềm, báo cáo viên cũng dành thời gian trao đổi về những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình sử dụng Hệ thống QLVB&ĐH. Các ý kiến trao đổi tại buổi tập huấn chủ yếu tập trung vào những vấn đề liên quan đến quy trình xử lý văn bản, trình ký, ủy quyền và theo dõi tiến độ…. đã được báo cáo viên giải đáp đầy đủ, rõ ràng kèm thao thác minh họa trực tiếp trệ hệ thống.

Bên cạnh đó, tại buổi tập huấn, báo cáo viên cũng đã tiếp thu và ghi nhận ý kiến góp ý của các đại biểu về một số vướng mắc cần khắc phục để Hệ thống QLVB&ĐH ngày càng hoàn thiện và sát với thực tiễn trong hoạt động điều hành, rút ngắn thời gian xử lý công việc của đơn vị trên phần mềm, như: (i) Cho phép đính kèm nhiều văn bản trong cùng một Phiếu trình để giảm số lượng thao tác và rút ngắn thời gian hoàn thiện hồ sơ; (ii) bổ sung chức năng phân quyền ký Phiếu trình cho Phó Cục trưởng trong thời gian được Cục trưởng ủy quyền để bảo hoạt động quản lý, điều hành phù hợp với sự phân công, ủy quyền trong thực tế; (iii) bổ sung bộ lọc theo dõi tiến trình xử lý công việc của từng chuyên viên, người lao động và đơn vị. Tính năng này sẽ hỗ trợ lãnh đạo theo dõi khối lượng công việc, thời hạn xử lý và tình trạng hoàn thành nhiệm vụ; đồng thời tạo thuận lợi giúp lãnh đạo Cục, lãnh đạo Phòng kiểm tra, đôn đốc và đánh giá kết quả giải quyết công việc trong phạm vi quản lý;  (iv) nghiên cứu hoàn thiện công cụ hỗ trợ công tác tổng hợp, thống kê văn bản đi, văn bản đến và tình hình xử lý trong một khoảng thời gian (theo tuần, theo tháng hoặc một khoảng ngày tùy chọn…) dành cho tài khoản văn thư. Việc có số liệu thống kê kịp thời sẽ hỗ trợ công tác báo cáo, theo dõi khối lượng văn bản và kiểm soát tiến độ xử lý tại đơn vị,…

Không khí trao đổi sôi nổi, thẳng thăng tại buổi tập huấn đã phản ánh nhu cầu thực tế trong hoạt động tiếp nhận, xử lý, trình ký và theo dõi văn bản tại Cục ĐK&BTNN. Đây chính là cơ sở và động lực quan trọng để Cục Công nghệ thông tin (đơn vị trực tiếp xây dựng, phát triển Hệ thống QLVB&ĐH) tiếp tục nghiên cứu để hệ thống ngày càng hoàn thiện, chuyên nghiệp, sử dụng thuận tiện và phù hợp hơn với quy trình xử lý công việc tại các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp.

Kết thúc buổi tập huấn, các công chức, viên chức và người lao động được đề nghị tiếp tục nghiên cứu tài liệu, chủ động thực hành và áp dụng thống nhất những nội dung đã được hướng dẫn. Những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình sử dụng cần được kịp thời tổng hợp, phản ánh đến đầu mối quản trị phần mềm của Cục Công nghệ thông tin để được hướng dẫn hoặc đề xuất phương án xử lý.

Buổi tập huấn là hoạt động thiết thực nhằm nâng cao kỹ năng sử dụng Hệ thống QLVB&ĐH, là cơ sở đổi mới phương thức làm việc, nâng cao chất lượng quản lý, điều hành, trách nhiệm thực thi công vụ của độ ngũ công chức, viên chức, người lao động; đồng thời, thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số tại Cục Đăng ký giao dịch bảo đảm và Bồi thường nhà nước.

Nguyễn Anh Vũ