Phát huy giá trị dữ liệu đăng ký biện pháp bảo đảm trong giải quyết thủ tục hành chính

Trên cơ sở đó, ngày 20/4/2026, Bộ Tư pháp ban hành Quyết định số 1046/QĐ-BTP công bố dữ liệu đăng ký biện pháp bảo đảm bằng động sản, cây hằng năm, công trình tạm được khai thác, sử dụng thay thế giấy tờ trong giải quyết thủ tục hành chính. Không chỉ công bố phạm vi dữ liệu có thể khai thác, Quyết định còn tạo nền tảng để các cơ quan nhà nước kết nối, sử dụng trực tiếp dữ liệu đăng ký biện pháp bảo đảm trong quá trình giải quyết công việc, góp phần từng bước hiện thực hóa mục tiêu xây dựng nền hành chính dựa trên dữ liệu. 

Không để người dân tiếp tục “mang hộ” dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước 

Một trong những nội dung quan trọng của Quyết định số 1046/QĐ-BTP là công bố dữ liệu đăng ký biện pháp bảo đảm đủ điều kiện để được khai thác, sử dụng thay thế giấy tờ trong giải quyết thủ tục hành chính. Yêu cầu này xuất phát từ một thực tế đã tồn tại nhiều năm trong giải quyết thủ tục hành chính. Mặc dù thông tin đã được tạo lập và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước, người dân và doanh nghiệp vẫn phải xin cấp văn bản xác nhận, sao chụp hoặc in lại tài liệu để nộp cho một cơ quan khác.

Đối với lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm, thông tin về số đăng ký, thời điểm đăng ký, bên bảo đảm, bên nhận bảo đảm, tài sản bảo đảm đã được lưu giữ trong Cơ sở dữ liệu về biện pháp bảo đảm. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, tổ chức, cá nhân vẫn phải xuất trình văn bản chứng nhận đăng ký hoặc các giấy tờ chứa chính những thông tin mà cơ quan nhà nước hoàn toàn có khả năng khai thác từ cơ sở dữ liệu do Bộ Tư pháp quản lý.

Quyết định số 1046/QĐ-BTP tạo cơ sở pháp lý để thay đổi phương thức này. Theo Điều 1 của Quyết định, dữ liệu đăng ký biện pháp bảo đảm bằng động sản thuộc thẩm quyền của Bộ Tư pháp được công bố đủ điều kiện để khai thác, sử dụng thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ thủ tục hành chính. Từ đây, dữ liệu đăng ký không còn chỉ phục vụ hoạt động đăng ký và cung cấp thông tin theo yêu cầu như trước, mà trở thành nguồn thông tin chính thức để các cơ quan nhà nước khai thác trực tiếp trong quá trình giải quyết công việc.

Có thể hình dung rõ hơn qua trường hợp một cơ quan cần xác định tình trạng đăng ký biện pháp bảo đảm đối với một chiếc ô tô. Trước đây, người thực hiện thủ tục có thể phải bổ sung văn bản chứng nhận đăng ký hoặc tài liệu xác nhận tình trạng của tài sản. Khi hệ thống được kết nối theo Quyết định số 1046/QĐ-BTP, cơ quan giải quyết thủ tục có thể tra cứu trực tiếp theo số khung phương tiện, nhận kết quả từ Hệ thống đăng ký trực tuyến và sử dụng ngay thông tin đó trong quá trình xử lý hồ sơ. Người dân không còn phải thực hiện những thủ tục trung gian chỉ để cung cấp lại thông tin mà Nhà nước đã có.

Đây cũng chính là tinh thần của Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP về cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu. Thay vì đặt gánh nặng chứng minh lên người dân và doanh nghiệp, Nghị quyết yêu cầu cơ quan giải quyết thủ tục hành chính phải chủ động khai thác thông tin từ các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành khi dữ liệu đã được công bố và đáp ứng điều kiện sử dụng.

Công bố rõ phạm vi và giá trị sử dụng của dữ liệu 

Quyết định số 1046/QĐ-BTP công bố cụ thể các nhóm thông tin được chia sẻ từ Cơ sở dữ liệu về biện pháp bảo đảm, bao gồm thông tin về đăng ký, bên bảo đảm, bên nhận bảo đảm và tài sản bảo đảm. Việc phân loại này không chỉ phục vụ quản lý dữ liệu mà còn phản ánh mục đích sử dụng của từng nhóm thông tin trong thực tiễn, từ xác định tình trạng đăng ký, nhận diện chủ thể đến xác định chính xác tài sản đang được dùng để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ.

Trong các trường thông tin được công bố, thời điểm đăng ký có ý nghĩa pháp lý đặc biệt vì có thể là căn cứ xác lập hiệu lực đối kháng với người thứ ba và xác định thứ tự ưu tiên giữa các quyền cùng tồn tại trên một tài sản. Bên cạnh đó, Quyết định cũng thiết kế thông tin về tài sản bảo đảm theo đặc điểm của từng loại tài sản, như số khung đối với ô tô, số đăng ký đối với tàu cá hoặc căn cứ phát sinh đối với quyền tài sản, tạo điều kiện để các hệ thống chuyên ngành có thể tự động đối chiếu và khai thác dữ liệu.

Đáng chú ý, việc công bố dữ liệu không làm thay đổi giá trị pháp lý của hoạt động đăng ký. Dữ liệu được chia sẻ chỉ phản ánh những thông tin đã được ghi nhận trong Cơ sở dữ liệu về biện pháp bảo đảm và có giá trị thay thế giấy tờ trong phạm vi pháp luật cho phép; không mặc nhiên xác nhận quyền sở hữu tài sản hoặc hiệu lực của hợp đồng bảo đảm. Việc xác minh các nội dung này vẫn phải được thực hiện theo quy định của pháp luật và đối chiếu với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành có liên quan.

Kết nối dữ liệu phải đi đôi với kiểm soát và bảo đảm an toàn

Việc công bố dữ liệu mới chỉ là điều kiện cần. Để dữ liệu thực sự được khai thác trong giải quyết thủ tục hành chính, điều quan trọng hơn là phải có cơ chế kết nối thống nhất giữa các hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước để bảo đảm tính thống nhất, an toàn và khả năng kiểm soát trong quá trình khai thác.

Xuất phát từ yêu cầu đó, cùng với việc công bố dữ liệu, Quyết định số 1046/QĐ-BTP đã ban hành tài liệu hướng dẫn kết nối kỹ thuật, quy định thống nhất phương thức khai thác Cơ sở dữ liệu về biện pháp bảo đảm. Mô hình này bảo đảm mọi yêu cầu khai thác đều được kiểm soát trước khi dữ liệu được cung cấp đồng thời, xác định rõ ai đang khai thác dữ liệu, khai thác dữ liệu nào, vào thời điểm nào và phục vụ mục đích gì.

Bên cạnh đó, tài liệu kỹ thuật cũng chuẩn hóa cách thức khai thác dữ liệu theo từng nhu cầu nghiệp vụ. Cơ quan có thể tra cứu theo số đăng ký khi cần kiểm tra một giao dịch cụ thể; tra cứu theo số định danh của bên bảo đảm để xác định các đăng ký liên quan đến một chủ thể; hoặc tra cứu theo số khung đối với phương tiện giao thông. Việc chuẩn hóa tiêu chí tra cứu giúp các hệ thống thông tin có thể tự động trao đổi và xử lý dữ liệu mà không phải thực hiện đối chiếu thủ công như trước.

Để bảo đảm dữ liệu được sử dụng như một căn cứ trong hoạt động quản lý nhà nước, Quyết định cũng đặt ra các yêu cầu chặt chẽ về xác thực và an toàn hệ thống. Kết quả khai thác được cung cấp qua giao diện lập trình ứng dụng (API), có cơ chế xác thực, chữ ký điện tử và dấu thời gian nhằm bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu và khả năng truy vết khi cần thiết. Đồng thời, chỉ những hệ thống đáp ứng yêu cầu về an toàn thông tin và được phê duyệt theo quy định mới được phép kết nối với Cơ sở dữ liệu về biện pháp bảo đảm.

Những yêu cầu này không phải là các quy định mang tính kỹ thuật thuần túy. Khi dữ liệu được sử dụng để giải quyết thủ tục hành chính, phục vụ hoạt động tố tụng hoặc thi hành án, cơ quan khai thác phải có căn cứ để xác định dữ liệu được cung cấp từ nguồn chính thức, chưa bị thay đổi trong quá trình truyền nhận và có thể kiểm tra lại toàn bộ lịch sử khai thác nếu phát sinh tranh chấp hoặc khiếu nại. Chính khả năng xác thực và truy vết này tạo nên độ tin cậy của dữ liệu khi thay thế giấy tờ trong hoạt động quản lý nhà nước.

Có thể thấy, Quyết định số 1046/QĐ-BTP đánh dấu bước khởi đầu của giai đoạn khai thác và phát huy giá trị của nguồn dữ liệu này trong quản trị nhà nước. Khi dữ liệu được chuẩn hóa, kết nối và sử dụng đúng mục đích, Cơ sở dữ liệu về biện pháp bảo đảm sẽ không chỉ phục vụ hoạt động đăng ký, mà còn trở thành một nguồn dữ liệu pháp lý quan trọng, góp phần nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính, hỗ trợ hoạch định chính sách và thúc đẩy sự phát triển của thị trường tín dụng an toàn, minh bạch trong nền kinh tế số.

Nguyễn Anh Vũ

Cục Đăng ký giao dịch bảo đảm và Bồi thường nhà nước